Ricardo, você precisa estar com o mental ray ligado no max.
Dai vc entra no creat>mental ray>mr proxy, cria o gizmo dele na viewport e vai no modify.
Lá vc clica no botão none e seleciona o objeto que vai transformar em proxy.
Depois clica no botão write object to file, salva em qualquer lugar e dá OK.
O gizmo do mr proxy vai ficar cheio de pontinhos representando a geometria do objeto, vc distribui ele pela cena que quando renderizar vai aparecer o objeto.
Se for fazer cópias, usa o Instance pra ficar mais leve.
O proxy não fica com texturas, se quiser aplicar o mesmo material do objeto original, vc abre o material editor e aplica o mesmo material, se quiser fazer outros materiais pra variar as cópias, vc pode fazer e aplicar nas cópias que quiser.
O proxy pode ser animado também.